Por qué deberías respaldar tus datos

Imagina lo siguiente: estás escribiendo en tu laptop mientras una taza de ese café caliente que tanto te hace falta te espera justo al lado del teclado. La levantas, la llevas a tu boca y está tan caliente que, en un movimiento instintivo, la alejas lo más pronto que puedas. Bajas la mirada y ves al café escurrirse hacia el interior de la computadora. Lo sabes, estás muerto.

Es por ello que necesitas asegurar tus datos. Todo lo que estabas trabajando se pierde así de fácil.

Tus datos son importantes ¿cierto?

Cualquiera que trabaje, primariamente, con una computadora, necesita pensar seriamente en cuan segura y a salvo están los datos dentro de ella. Incluso si trabajas en una computadora de escritorio, querrás poder acceder a tus archivos si algo le pasa a la computadora .

Afortunadamente, para aquellos que son empleados en grandes empresas, lo más seguro es que cuenten con un departamento de IT, que se hace cargo de todo ello.

Si eres un freelancer o tienes una pequeña empresa familiar, estás por las tuyas. Necesitas poder recuperarte de cualquier desastre que pudiera sucederle a tu computadora.

  1. 1. Virus de computadoras, gusanos o cualquier otro tipo de ataque externo
  2. 2. Comida o bebida derramada
  3. 3. Lluvia o humedad
  4. 4. Inundaciones
  5. 5. Incendios
  6. 6. Daño físico o caídas
  7. 7. Borrado compulsivo o erróneo de archivos
  8. 8. Robo

Estos son los que podemos llamar “los imprevistos”. Ni puedo comenzar a pensar en cómo sería mi vida si algunos de estos le pudiera pasar a mi computadora.

Es peor aún para los freelancers

La seguridad de los datos es más importante para los freelancers que para otros usuarios de computadoras. Por empezar, tu vida laboral sucede en esa computadora (los trabajos en sí, los contactos, software caro y otras cosas esenciales). Datos perdidos es igual a pérdida de ingreso.

En tu computadora también hay datos que no sólo te pertenecen a ti, sino a tus clientes. Es por ello que eres responsable por mantener dicha información a salvo de ojos indiscretos y del daño o desastre, sean a causa del hombre o natural.

Mantener tus datos seguros es también algo concerniente a la productividad. El tiempo que consume recuperar información perdida, reconstruir la dañada o rehacer algo por completo, es tiempo perdido que de otra forma te podría hacer ganar dinero.

Ahora que estás convencido de que necesitas asegurar tu información, considera estos tres tipos de seguridad de datos en mente.

1. Respaldo de datos

El respaldo de datos es lo que la mayoría de la gente piensa cuando escuchan el termino “seguridad de datos”. Un respaldo es nada más ni nada menos que una copia de tus datos. Podrás hallar muchas soluciones automatizadas para mantener respaldo de tus archivos informáticos, sea en un respaldo físico (disco rígidos, por ejemplo) o en la nube (online).

Un respaldo (backup) no es suficiente para asegurar la seguridad de los datos. Ya que un respaldo es una copia de lo que está dentro de tu computadora, cada vez que elimines un archivo, el mismo no será copiado en el respaldo.

Diferentes soluciones tienen diversas opciones de cómo poder mantener versiones de tus respaldos. Por ejemplo, una solución puede mantener respaldo de los últimos 30 días. Si eliminas un archivo hace 31 días o más y te diste cuenta hoy, entonces ese archivo no estará más en tu respaldo. Esta es la razón por la que los archivos que quieres mantener por siempre, por ejemplo fotos familiares o ejemplos de tus trabajos, deberás pensar en lo siguiente…

2. Archivos de datos

Un archivo es el almacenaje a largo término de tus archivos. Como un respaldo, tus archivos pueden estar en formato físico o virtual. Luego de un par de años de freelancing, vas a necesitar un archivo a medida que consumes la memoria física del disco rígido de tu computadora. Querrás liberar espacio y mover archivos que no usas frecuentemente pero aún quieres mantener disponibles y a mano.

Algunos cliente esperan que el freelancer mantenga copia de sus archivos aún después de algunos años. Haciendo esto puede hacerte parecer más confiable y deseable a los ojos de tus clientes, pero asegúrate de acordar con ellos cuánto tiempo mantendrás este archivo porque, depende el caso, puede agregarte costos a tu bolsillo.

Los archivos son vulnerables a daño físico o virtual, así que asegurarte de tener un respaldo de los archivos también.

3. Sincronización de datos

Este tipo de seguridad de datos mantiene una copia actualizada de tus archivos todo el tiempo. Algunas soluciones de sincronización pueden mantener versiones antiguas de los archivos, así que puedes obtener algo que sufrió cambios o actualizaciones.

La sincronización es útil para freelancers que trabajan en el mismo archivo con diversas personas. Por ejemplo, quizás un cliente bosqueja un documento y luego tu vas y lo pules o editas. O quizás, subcontratas trabajo a otro freelancer y luego tu finalizas determinadas tareas.

Tener tus archivos compartidos sincronizados significa que no debes enviar y recibir archivos por email todo el tiempo para mantener al día la revisión más reciente.

Entonces, ¿quieres asegurar tus datos?

Cuando busques soluciones de seguridad de datos para tu emprendimiento, considera qué tipo de seguridad necesitas en base a lo planteado anteriormente. Tienes, también, la posibilidad de elegir entre formatos físicos o “en la nube” para asegurar tus archivos.

Para óptimo resultado, es recomendable ambos. Respalda tus archivos en un disco duro externo, por ejemplo, y también en algún servicio de almacenamiento de datos online. Será un poco más costoso, quizás, pero es el precio que se paga por la tranquilidad.

Redundancia es la clave de la seguridad de datos, así podrás dormir tranquilo por las noches. Tu disco rígido externo puede ser borrado o se puede estropear. A veces, los artefactos electrónicos fallan sin motivo alguno.

Te cuento lo que hago yo, personalmente. Primero que nada, lo que es trabajo de hace algunos años, lo grabo en DVD’s que almacenan poco más de 4Gb. Aún no hice respaldos de estos discos (archivos) pero mañana mismo me pongo con ello.

A su vez, como uso plataforma macintosh, tengo un disco duro externo y la maravillosa herramienta incluida con MacOS X Snow Leopard, llamada Time Machine. Esta es una solución que combina los dos primeros tipos de seguridad, pues es un respaldo de lo que tengo en la mac pero a la vez es un archivo, ya que graba versiones cada vez que un archivo es alterado.

Si borro algo accidentalmente, lo recupero del respaldo. Pero si preciso una versión de hace dos meses de un archivo, también puedo recuperarla y, por ejemplo, tener ambos archivos abiertos a la vez y podes comparar o trabajar en ellos. Es simplemente genial, fácil de usar y sin costo alguno, sólo basta con tener un disco duro externo.

También uso la tercera opción, la sincronización, a través de Dropbox, un servicio que respalda y sincroniza automáticamente, la información de una determinada carpeta dentro de nuestra computadora. Es decir, si tenemos varias máquinas, incluso mezclando PC’s y Mac’s, siempre estarán sincronizadas con la última información, en todas ellas. Incluso es un servicio web, que se puede acceder desde cualquier navegador para poder bajar tal o cual archivo o poder compartir un archivo o carpeta con alguien que autoricemos.

La tercer cosa que hago, es mantener cierta información, como la música, películas y series en un disco rígido externo completamente aparte, sin respaldo. De esta forma, puedo llevarla a donde quiera y no preciso respaldar todo el tiempo tanta música.

Por último, cabe decir que ninguna solución de seguridad de datos es 100% confiable y libre de errores, por lo que esfuérzate y redunda en cuidados. Investiga que es lo que más se ajuste a tu estilo de trabajo, máquina, plataforma y presupuesto y ponte ya mismo a asegurar tus datos.

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